La Factura Electrónica en México, hoy en día es utilizada por los grandes receptores para integrar a su comunidad de socios de negocio. que les permite recibir y validar la información en línea de cada uno de ellos.
Por su utilidad para optimizar las transacciones comerciales con clientes y proveedores de gran tamaño, la addenda es un formato que todas las empresas necesitan conocer.
Mientras tanto, por información de valor operativo y logístico como el nombre del vendedor, el número de orden de compra, el código de los productos y la identificación del proveedor no tiene lugar en el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).
Por lo tanto, muchas de las grandes compañías agregan una addenda que complemente los datos contenidos en la factura electrónica.
¿Qué es una addenda?
Una Addenda es un complemento de información que puede ser anexado a un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de forma opcional para incluir información adicional.
Entonces, una Addenda puede contener información de carácter comercial, logístico y de operación, requerida muchas veces por empresas (receptores) a sus proveedores de productos y servicios. Estas empresas comúnmente suelen ser grandes cadenas comerciales pertenecientes al sector de ventas al público, manufactureras, aseguradoras, entre otras.
Ciertamente, la información contenida en una Addenda es meramente comercial y no forma parte de los requerimientos del SAT para una Factura Electrónica o CFDI. Sin embargo, el contenido de una Addenda tiene como objetivo automatizar la obtención de datos que son importantes en el proceso de recepción de mercancías y automatización de pagos a proveedores.
Las addendas están disponibles desde 2011 en la factura electrónica, mas no son obligatorias. Por lo general, las empresas las utilizan para registrar detalles adicionales sobre la transacción comercial amparada en la factura electrónica.
Algunos de los datos que comúnmente se presentan en una addenda son:
Información comercial
Nombre de la empresa, correo electrónico y otros datos de contacto, clave del proveedor, detalles del producto, condiciones de pago.
Información logística
Fechas de envío y recepción del producto, tipo de embalaje, ruta, datos de la entrega de mercancía, condiciones de transportación.
Información operativa
Orden de compra, centro de costos, código SKU de los productos, código de barras, lote, condiciones de almacenamiento, comentarios.
Como puedes ver, se trata de información que el SAT no necesita, pero sí los negocios que participan en la transacción. Por ello, la autoridad fiscal no recibe la addenda. Únicamente, la utilizan tanto el emisor como el receptor de la factura electrónica.
En efecto, los Proveedores Autorizados PAC remueven el nodo de la addenda y envían únicamente el comprobante fiscal digital. De esta forma, la addenda es operable únicamente entre las partes de la operación comercial.
Por eso, es crucial el papel de un PAC o de un buen facturador electrónico que cuente con las addendas que nos piden las grandes empresas de México; y en caso de que no cuenten con ellas, las puedan generar.
Beneficios de la addenda para el crecimiento de los negocios
El control operativo, logístico y comercial es necesario para que una cadena de suministro sea eficiente. Por esta razón, las grandes empresas manejan distintos controles que les permiten agilizar y transparentar sus operaciones. Uno de estos mecanismos de control es la addenda, un anexo indispensable para optimizar la recepción y envío de mercancías.
Ciertamente, Su utilización es considerada como una de las mejores prácticas a seguir en el comercio.
Por eso, para hacer negocios con muchas de las grandes empresas en México, necesitas disponer de las addendas que te soliciten. Así, te encontrarás en posibilidades de crecer e incrementar el volumen de tus ventas.
Pero el beneficio de contar con addendas no termina ahí. Tú también te ahorras tiempo y dinero con estos anexos, ya que estandarizas los datos que necesitas para ser lo más eficiente posible, como señala este reporte del Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP).
En específico, la utilización de la addenda te permite mejorar:
- Procesos contables
- Embarques y recepción de mercancías
- La administración
- El sistema de inventarios
- Control de pagos a proveedores
- La eficiencia en los procesos
Antes de obtener una addenda
Si te encuentras con un cliente o proveedor que te solicita una addenda para su facturación electrónica, toma en cuenta esta información:
- Verifica qué tipo de addenda te están solicitando. Algunas empresas exigen distintos formatos, según su sistema de clasificación de proveedores.
- Pregunta si puedes emplear alguna addenda homologada.
- Revisa a detalle la información que te exigen en la addenda. Recuerda que este formato te permite adjuntar tantos datos como sean requeridos, inclusive en archivos Word, PDF, Excel e imágenes.
- Tómate el tiempo de realizar algunas pruebas previas, para que el cliente o proveedor valide la addenda.
- Revisa el mecanismo para obtener el acuse de recibo.
Es importante saber que, la addenda no es sellada por la autoridad fiscal, ya que no forma parte de la cadena original del CFDI. Además, lo que incluyas en ella no tiene consecuencias fiscales. De hecho, su contenido es definido por ti, por tu propio cliente o proveedor.
¿Por qué tu empresa necesita una addenda?
Tu empresa la necesita para conocer información que puedas utilizar al ingreso de productos a tu almacén, para controlar los pagos con tus proveedores, tener conocimiento del producto que has adquirido y para optimización de procesos en el interior de tu empresa.
El mayor beneficio que tiene comprar addendas es la posibilidad de generar automatización de procesos y ahorro para empresas o instituciones de cualquier tamaño.
Para facilitar la construcción e integración de las addendas WISE ha diseñado una interesante y completa solución desde SAP, en la cual se minimizan reprocesos en la operación y se automatiza la creación de estas.
Validaciones:
- Validar datos para la completitud de la addenda
- Permite ingresar una nueva addenda de una forma más rápida
- Regeneración de la addenda de forma independiente al timbrado del comprobante
- Visualización detallada de la addenda desde SAP
- Soporta addendas financieras y logísticas.
- Integración en línea de las addendas con los clientes
Actualmente soportamos las siguientes addendas:
- Segmento automotriz
- Ford
- Honda
- GM
- Audi
- Volkswagen
- SAS
- Daimler
- FCA
- BMW
2. Segmento de retail
- Soriana Reverse
- AMC 7.1
- AMC 8.1
- AMC Modular
- AMC Detallista
- EDI
- Sañudo
- Amazon
- Casa Ley
- OXXO
- Diconsa
- Pilgrims
- Súper San Francisco
- SAP MEX
- Nestle
- Jugos Del Valle
- Embotelladora Mexicana
- Industrial Aceitera
- Mission Hills
- Cosbel
WISE es una empresa Partner oficial de SAP con más de 18 años de experiencia en implementación de Soluciones SAP. Ayudamos a nuestros clientes a maximizar su inversión, mediante la integración de sus procesos de negocios, personas e información. Tenemos presencia en México (CDMX & Monterrey) y Perú con más de 20 clientes satisfechos a nivel LATAM.
Contamos con soluciones SAP CFDI:
Nuestros Servicios te ayudan a incrementar la productividad y la rentabilidad de tu negocio además de cumplir todos los temas legales y fiscales de México. Contamos con soluciones pre-configuradas y de rápida implementación.
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Soluciones SAP-WEB: Portales Web que permiten interactuar con proveedores, empleados y clientes para recibir los CFDI requeridos y estos tengan la integración con SAP de manera directa y nativa.
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