Uno de los desafíos más comunes para las empresas es el manejo de los gastos de comprobación, porque estos suelen representar un descontrol en la contabilidad, errores o falta de documentos. Por eso aquí te damos algunos consejos para que lleves un mejor control de tus gastos de comprobación

Toma en cuenta que además de orden en la gestión de estos gastos, requieres un gran esfuerzo operativo para contabilizar la información y tener todo claro para cumplir con la normatividad fiscal.

Consejos para un mayor control de los gastos de comprobación

Para una gestión adecuada de este proceso enfócate en la optimización de tiempo, recursos y esfuerzo, además del cumplimiento ante el SAT.

1. Verifica tu proceso sobre gastos de comprobación: primero verifica cómo es el flujo de tu proceso de gastos de comprobación, los tiempos de recepción, quién es el encargado, etc. Aquí puedes detectar cuellos de botella que puedes solucionar. 

2. Analiza los requisitos normativos: es importante que estudies las normas fiscales y cómo debes llevar tu contabilidad electrónica sobre los gastos de comprobación realizados por terceros a nombre de la empresa (empleados y externos). 

3. Genera políticas para la recepción y manejo de los gastos de comprobación: con base en lo anterior genera políticas claras, concretas y fáciles de entender sobre los lineamientos y reglas en tu empresa para los gastos de comprobación. 

4. Comunica tus políticas sobre gastos de comprobación: contar con las políticas no es el final, debes comunicar y difundir a todos los involucrados cuáles son tus lineamientos al respecto, por ejemplo, horas de entrega, cuáles son los gastos de comprobación, etc.

5. Automatiza tu proceso de gastos de comprobación: este proceso se ha vuelto complejo y lo mejor es que sumes herramientas o tecnología que te ayuden a que sea un proceso más ágil, sin errores y automatizado.

Automatización para los gastos de comprobación

Wise Technology ofrece una gran solución que se integra 100% a SAP para configurar los documentos de comprobación y así generar una sola contabilización, incluyendo deducibles y no deducibles, con lo cual una empresa genera mayor control en estos comprobantes, cumple con las normas en su contabilidad electrónica, ahorra tiempo y esfuerzos.

Entre las funcionalidades de esta solución para automatizar los gastos de comprobación destacan:

• Gastos (viaje de negocios, caja chica, etc.)
• Conexión a gestor de documentos (Business Document Server, SAP documentos, Access, etc.)
• Interfaces tarjetas corporativas (Layout, XML, online)
• Compensaciones automáticas de las comprobaciones ya contabilizadas.
• Integración Agencia de Viaje.
• Notificaciones WF.
• Generación y contabilización de anticipos.

Las compañías de vanguardia están implementando soluciones que contribuyan con su competitividad y en el caso de los gastos de comprobación es fundamental que haya un control mediante una tecnología que evita errores y permite una gestión eficiente de estos documentos.