SAP® ha demostrado ser líder en el mercado mexicano con su ERP, ayudando a las empresas a ser más competitivas, al mismo tiempo, y debido a la automatización del mundo empresarial, implementar procesos administrativos y contables en Portales Web se hace cada día más necesario. Con la reciente experiencia de la pandemia, quedó en evidencia que las empresas deben buscar la digitalización lo antes posible, y así lograr la continuidad de sus procesos.
Las organizaciones que cuentan con Portales Web reportan como beneficios más significativos los siguientes:
- Procesos centralizados, estandarizados y controlados.
- Mayor seguridad, ya que existen controles de acceso, por medio de usuarios y claves.
- Acceso a los procesos o información las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
- Interacción directa con proveedores, clientes internos y externos.
- Eliminación de procesos manuales y utilización de papel.
- Optimización de recursos y tiempo, al ser eliminados errores y trabajos repetitivos.
- Registro de cada una de las actividades realizadas en los módulos a través del Portal.
- Almacenamiento y clasificación de información, siendo de fácil accesibilidad para la realización de Análisis de Datos.
- Integración de Inteligencia Artificial en caso de ser necesario.
Es por esto que hoy en día existen módulos pre-configurados que fácilmente se integran a SAP®, que apoyan en la gestión de diferentes procesos de la organización como son: la recepción de CFDIs, compras, y procesos de comprobación de gastos.
- Recepción de CFDI
Un Portal Web es una gran idea ya que permite a los proveedores cargar sus facturas vía FTP o correo electrónico y tiene ventajas especiales, además de las ya mencionadas:
- Cumplir con las normatividades fiscales, ya que los módulos deben estar en constante revisión para estar alineados con las últimas actualizaciones tecnológicas del SAT.
- Contar con historial por proveedor.
- Controlar y validar la calidad de los CFDIs recibidos. Esta solución debe verificar los XMLs, Sellos Digitales, folios y timbrados.
- RFQ (Request for Quotation)
Este es un proceso en el que la empresa solicita a proveedores y contratistas seleccionados que presenten cotizaciones de precios y ofertas para tener la oportunidad de cumplir con ciertas tareas o proyectos. Contar con un Portal Web para acompañar este proceso permite:
- Minimizar la interacción personal del departamento de compras con proveedores, mejorando la interacción entre ellos.
- Consultar ofertas de proveedores, realizando comparación de precios, formas y condiciones de pago.
- Agilizar procesos de pago.
- Ahorrar tiempo y recurso, ya que el equipo interno puede hacer sus compras y recibir cotizaciones online.
- Registrar y almacenar pedidos, creando datos históricos.
- Generar de manera rápida resúmenes gerenciales de compras.
- Gastos de comprobación
Facilitar los procesos internos también ofrece grandes ventajas a los empleados de una organización. Este módulo apoya en el control y registro contable de actividades como generación de viáticos, anticipos, pago con tarjetas corporativas o propias, gastos deducibles, entre otros. Los beneficios más importantes son:
- Interacción con clientes internos on-line.
- Control de gastos del personal de la compañía.
- Integración con la contabilidad interna.
- Creación de reportes y/o informes gerenciales con objetivos de análisis estratégicos.
También existen soluciones que permiten configurar Flujos de Autorizaciones de modo personalizado en cada uno de los módulos mencionados, proporcionando alta seguridad en la ejecución de los procesos.
Si en tu empresa ya estás utilizando SAP®, considera que el siguiente paso es implementar Portales Web que permiten interactuar con proveedores, empleados y clientes para recibir los CFDI requeridos y estos tengan la integración de manera directa y nativa, asegurando de esta forma que tu empresa va en el camino correcto en la era de la digitalización en el mundo empresarial.