Dentro de los requisitos del SAT derivados de la Reforma Fiscal 2022, uno de los más sobresalientes es la implementación de la versión 4.0 del CFDI, esto conlleva a la actualización de todos los elementos alrededor de la generación de una factura. Tal es el caso de la Addenda, ya que al estar directamente ligada a esta, se hace vital contar con el correcto funcionamiento de su generación automática.
Una Addenda es un anexo al CFDI que complementa información de la factura. Los datos allí incluidos no son utilizados fiscalmente, y no forman parte del proceso de sello y timbrado del comprobante del SAT. La institución puso a disposición de las empresas esta alternativa, para que puedan incorporar información adicional para sus proveedores de productos o servicios.
Las Addendas contienen información operativa, comercial y logística. En la actualidad las diferentes cadenas de suministro y en general las empresas cuentan con un diseño propio. Estas contienen campos o datos que le son útiles para el registro y control interno de su operación.
La información que generalmente se maneja en estos anexos es:
- Para la operación: cantidad de productos, número de lote, tipo de almacenaje.
- Para el área comercial: nombre de la empresa, correo, RFC, condiciones y forma de pago.
- Para logística: SKU, modo de envío de la mercancía, fecha, tipo de transporte, datos de embalaje, rutas, vendedor.
El contar con este tipo de documentos, tiene como beneficio permitir a los contribuyentes incluir datos que no son para el fisco, pero que son importantes para la compañía y que al formar parte del mismo paquete del CFDI simplifica el proceso de envío de datos. Apoya a la operación tanto del emisor como del receptor de la factura, ya que optimiza el envío de información en una sola transacción.
Como las empresas tienen varios proveedores y clientes, es fundamental hoy en día contar con soluciones de facturación electrónica, que permitan la creación y mantenimiento de los layouts de las Addendas. La mayor parte de las aplicaciones de facturación automática, cuentan con esta funcionalidad.
Estos sistemas permiten:
- Crear nuevos campos, con definición de tipo y longitud.
- Incorporar campos ya existentes desde un catálogo, tipo base de datos.
- Definir orden de los campos,
- Definir tipo de archivo de salida, pudiendo ser XML, el cual es un lenguaje a nivel aplicación que permite intercambio de información estructurada entre diferentes plataformas. También puede ser generado en PDF, Excel, Word o texto.
- Almacenar del template con el nombre específico para un cliente.
Una vez con el layout, al crear la factura en la solución de facturación electrónica, se puede anexar la Addenda a este CFDI. El sistema adiciona en la parte final del archivo la información definida en el formato del cliente, produciendo uno solo. Los lables o etiquetas son utilizados dentro de los archivos para demarcar secciones, de tal forma que las aplicaciones pueden identificar fácilmente si la información leída corresponde a datos de impuestos o si son los datos comerciales complementarios.
Es importante que los proveedores de la solución actualicen e implementen la aplicación con todos los cambios solicitados por el SAT para el CFDI versión 4.0.
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