En la gestión de documentos cada vez es más importante tener un flujo adecuado de aprobaciones, aunque si este se hace de forma manual por más eficiente que sea la empresa perderá tiempo, recursos y podría convertirse en un cuello de botella que no ayude.

Por eso es importante crear un flujo electrónico de aprobaciones que permita validar y autorizar los documentos. En este artículo te hablaremos de las principales ventajas de poder llevarlo a cabo.  

¿Qué es un flujo de aprobaciones?

El flujo de aprobaciones es la configuración de un proceso que establece una serie de pasos por los cuales transita un material (en este caso los documentos) para que pueda seguir su avance hasta que logre su objetivo.

En esta configuración se establecen cuáles son los puntos o escalas de aprobación, quién y cómo se valida y en caso de que sea denegada que pueda regresar a un punto para su revisión o verificación de por qué no ha sido aprobado, con la posibilidad de que una vez que se rectifique la omisión o lo que estaba mal pueda volver al flujo de aprobación o en su defecto que sea canalizado a su archivo o resguardo.

Estos flujos son procesos dentro de diferentes áreas de una empresa que ya se realizan bajo un método o protocolo, pero que al hacerlo vía electrónica facilita la gestión digital de los documentos.

En algunos procesos comerciales como la facturación existen puntos donde se requiere que una persona o área autorice los datos, así que se establece un flujo de trabajo de aprobación.

Ventajas del flujo de autorización electrónica de documentos

Hacer este tipo de procesos de forma manual se vuelve complejo y más si hay múltiples puntos de aprobación. Aquí tienes las 5 ventajas fundamentales de contar con un flujo de aprobaciones.

1. Ahorros en tiempo y recursos

Si estableces un flujo eficiente de autorizaciones en un sistema online tardarás menos tiempo en estos procesos, necesitarás de menos manos u ojos al estar revisando, con lo cual tendrás ahorros considerables.

2. Mayor organización

Cuando cambias constantemente la forma como autorizas documentos o si no has establecido un proceso definido estarás generando caos en tu compañía. Cuando haces un flujo de aprobaciones de documentos pones en orden quiénes son los que deben autorizar, cómo y cuándo les debe llegar el documento; además establecerás qué pasa con ese documento una vez que se ha aprobado o rechazado.

3. Disminución de errores

Con el proceso de autorización electrónica de documentos disminuyes errores en el flujo de principio a fin, lo cual hará que esa área de tu empresa trabaje con mayor productividad y eliminarás el margen de omisiones o errores tanto en llenado de datos como ante una falsa aprobación.

4. Disponibilidad todo el tiempo

Al hacerlo de forma electrónica tus documentos estarán disponibles todo el tiempo, así que aumentan la visibilidad y control de los materiales que estás aprobando e incluso denegando porque podrás acceder a estos para revisar los historiales.

Las soluciones web para aprobación de documentos, ofrecen un enorme valor agregado para los ejecutivos que viajan constantemente, ya que eficientizan en tiempo y forma el proceso de autorización permitiendo ejecutarlo conectándose desde el lugar en que se encuentren.

5. Transparencia y seguridad

Con este tipo de flujos de aprobación haces que tu proceso sea más claro y transparente, de tal forma que cualquiera pueda comprenderlo y adherirse a este si la ocasión lo requiere. Además, contarás con muchos candados de seguridad en todo el proceso.

Las autorizaciones manuales como firmas y sellos ya no son funcionales, tienes que pensar en procesos o flujos electrónicos de aprobación para darle un perfil más ágil, seguro y productivo a tu negocio.

La automatización de un flujo de aprobación de documentos como el descrito es factible sobre todo en los sistemas ERP donde las áreas funcionales del negocio se integran modularmente a través de la configuración del software. Cada plataforma es regularmente propietaria por lo que los workflows requieren ser construidos e integrados a partir de programación de código por técnicos conocedores de las plataformas.  

En el caso particular de SAP® existen soluciones web eficaces llave en mano desarrolladas para satisfacer los requerimientos técnicos-funcionales que demanda un proceso automatizado de aprobación de documentos. Conoce más en http://www.wiseitgroup.com