La correcta utilización de la metodología de las 3Rs (RFI, RFQ y RFP) y la claridad que el equipo de compras tenga de ella, evitará problemas en los procesos de adquisiciones por parte de tu empresa.
¿El proyecto es grande, necesitas mantenimientos o servicios durante un tiempo, no tienes todo el detalle del producto y puede llegar a costar más de USD 10.000?, si es así, trabaja una RFP (Request for Proposal). Esta es una invitación que una empresa extiende a un proveedor, para presentar una propuesta formal por el suministro de materiales o la prestación de servicios. Es compleja y amplia. Las empresas concursantes compartirán, además de la información solicitada en el RFQ, el detalle de la propuesta funcional. Generalmente, son manejadas como licitaciones.
¿Cuentas con conocimiento de los productos o servicios a comprar, no requieres mantenimientos especiales y es un proyecto menor a USD 10.000?, trabaja una RFQ (Request for Quotation). Esta es una invitación que el área de compras extiende a un proveedor para presentar una cotización u oferta por el suministro de materiales o la prestación de servicios definidos. El objetivo es conocer precios y tiempos de entrega. Se incluyen además condiciones y acuerdos comerciales.
¿Cómo prepara una solicitud tipo RFQ, en 3 pasos?
Las principales acciones por ejecutar son:
- Definan los productos o servicios que se necesitan. Tu equipo debe detallar todas las características de los elementos. En esta lista se especifican las fechas de entrega y condiciones especiales. Establezcan y comuniquen la fecha límite para la recepción de la propuesta.
- Una vez que cuenten con las ofertas, tu y tu equipo podrán realizar los análisis de precios y costos asociados, para seleccionar la mejor opción.
- Escojan la mejor oferta y comuniquen a todos los interesados el resultado de la RFQ, tanto al ganador como al resto de participantes.
Es común realizar este proceso manualmente, pero la tecnología de hoy permite ejecutarlo de forma digital. SAP® cuenta con un componente especialmente diseñado para la administración y comparación de RFQs.
¿Cómo funciona RFQ de SAP®?
Compras instruye los materiales o servicios y fechas de entrega necesarios en la herramienta, creando un nuevo RFQ. Esta solicitud es compartida con los proveedores seleccionados, a través de la aplicación. Los vendedores generalmente ya están precargados en el sistema. Una vez la información de los ofertantes es recibida, se ejecuta la función especialmente diseñada por SAP, la cual ordena las propuestas por artículo, del precio más bajo al más alto. Con esta información, el equipo de trabajo selecciona la mejor opción para la compañía. Por último, se indica al sistema el envío de los comunicados correspondientes con el resultado de la RFQ.
El proceso automatizado de SAP® permite optimizar tiempos y costos en el área de compras. Adicionalmente, utiliza información histórica de cotizaciones existentes, crea un catálogo de ofertantes, mejora la comunicación y tiempos de respuesta de sus proveedores y cuenta con la opción de establecer un programa de entrega de insumos por fecha.
Y para tener un proceso totalmente automatizado y eficiente, existe la opción de integrar un portal web, agilizando la comparación de precios y condiciones de pago, permitiendo al proveedor consultar el flujo de proceso de sus ofertas