Los aspectos fiscales cada vez requieren de mayor verificación, las empresas generan diversos documentos de gran importancia que deben ser validados.

La validación de documentos digitales es un proceso por el cual el sistema, plataforma o software que se está utilizando para algún objetivo comercial o de negocios tenga una autenticación que valide la transacción y uso legal de dicho documento.

En el mundo de la facturación esto es fundamental. Los procesos complejos en México en cuanto a las facturas digitales pueden propiciar vacíos u omisiones que lleven a las empresas a cometer un error. La validación de los documentos digitales evita justamente esto.

SAT y sus mecanismos de validación

De hecho, el Código Fiscal de la Federación (CFF) contempla la regulación de los documentos digitales, es decir, materiales que integran datos e información que se genera, envía, recibe o se archiva por medios electrónicos.

De ahí que ha afinado mecanismos de validación y autenticación como la e.firma avanzada, un elemento que ayuda a que los contribuyentes cumplan con sus obligaciones fiscales en el terreno digital. La efirma garantiza la integridad de un documento ya que esta equivale a los efectos de una firma autógrafa.

También se han incluido los sellos digitales para la emisión y comprobación de documentos digitales, además de los “timbrados” que es el mayor mecanismo de validación para el SAT en cuanto a la facturación electrónica.

Cuando se validan los documentos fiscales se obtienen ventajas como:

• Cumplir con la ley
• Tener respaldo legal
• Mayor orden (por ejemplo, en la contabilidad)
• Control de los documentos
• Procesos internos fluidos

Soluciones para el proceso de validación

El proceso de validación con las tecnologías actuales es prácticamente inmediato, pero las plataformas que utilizan las empresas deben contar con las actualizaciones pertinentes para que operen conforme a lo que marca la ley.

En la actualidad, muchas empresas se encuentran trabajando bajo el ecosistema de SAP® lo que garantiza eficiencia en sus procesos, sin embargo, los requerimientos tan específicos del SAT en México obligan a poner especial cuidado en contar con soluciones que permitan seguir operando con normalidad ante cualquier cambio y tener la garantía de que sus procesos de facturación cumplan con los requerimientos de la autoridad fiscal. Opciones existen muchas en el mercado, desde desarrollar internamente hasta utilizar un sistema alterno, sin duda la mejor alternativa es integrar módulos pre-configurados que estén diseñados y desarrollados 100% en SAP ERP / S4 HANA.

Este tipo de soluciones permiten que la validación de documentos digitales se haga de forma automática, por ejemplo, se automatiza la conciliación de los CFDI de SAP vs SAT, además de validación de datos como:

• CFDI Emitidos / Pagos
• CFDI Recibidos / Pagos
• CFDI Recibidos / Pagos
• Validaciones

Recuerda que es crucial para cualquier operación la validación de los XML CFDI de acuerdo con el anexo 20 y con nosotros tienes este proceso garantizado ante cualquier cambio, sin ningún esfuerzo adicional, al contar con una póliza que te brinda garantía, soporte, migración, tarifas preferenciales y continuidad de tu proyecto.