PORQUE PROCURE TO PAY (P2P) ES UN BÁSICO EN COMPAÑÍAS DIGITALIZADAS
Procure to Pay, P2P u “Obtención de pagos” como se podría traducir al español, es la integración automatizada del proceso de compras de bienes o servicios de tu empresa. Comprende todos los pasos, desde la búsqueda del producto requerido hasta el pago al proveedor. Es común que las empresas tengan flujos de compra establecidos, pero no automatizados, haciendo que una adquisición requiera de la intervención del solicitante, de personas del área de compras, del proveedor, para luego revisar con el equipo de finanzas o contabilidad, las facturas y el plazo del pago.
Afortunadamente, existen en el mercado empresas de renombre que ofrecen soluciones automatizadas de P2P, por lo que no existe excusa para continuar con procesos manuales o sistemas no integrados, que representan grandes costos y pérdidas de tiempo a la organización.
El proceso P2P está conformado por varios pasos:
- Generar y recibir una Requisición de Compra (PR). Corresponde al paso de solicitar un insumo necesario para la compañía.
- Solicitar cotizaciones a los proveedores. El sistema cuenta con los datos de proveedores autorizados y verificados por el área de compras/finanzas, con quienes regularmente trabajan. La solicitud llega automáticamente al proveedor, una vez cargada en el sistema.
- Emitir la Orden de Compra (PO). Una vez seleccionado el mejor proveedor, se crea la orden de compra. El proveedor recibe esta solicitud automáticamente en el sistema y prepara la entrega.
- Entregar y recibir el producto o bien. El proveedor entrega el producto en la compañía solicitante, quien proporciona una nota de recepción. Si el producto es aceptado, el proveedor comparte la factura y el artículo es inventariado.
- Enviar factura al departamento de contabilidad/finanzas. La factura recibida por parte del provedor es compartida con el área correspondiente a través de la aplicación.
- Aprobación del pago. Contabilidad/finanzas aprueba el pago y lo ejecuta según los acuerdos con el proveedor.
Este flujo P2P, requiere ser ejecutado con cuidado, ya que cualquier incumplimiento o error puede implicar riesgos en la marca de la empresa. Uno de los mayores beneficios, es que la automatización permite que los pasos se realicen de forma fluida, controlada y segura. Veamos otras ventajas de este proceso digitalizado:
- Para las compañías es posible contar con una visión clara y confiable de los gastos de la empresa, siendo una gran herramienta en la toma de decisiones, planeación y ejecución del presupuesto.
- Al controlar las compras, mejora notablemente el gasto general de la organización.
- Permite contar con un grupo de proveedores con catálogos de productos, con los cuales pueden existir acuerdos comerciales que benefician a ambas partes.
- Elimina procesos manuales y papeleo, disminuyendo errores.
- Optimiza tiempos. Con una buena respuesta de los proveedores, la reducción de tiempos de compra puede ser significativa.
- Permite incluir nuevos proveedores de manera sencilla y rápida.
- Soporta la gestión de proveedores en cualquier lugar del mundo
- Se integra eficiente y fácilmente con sistemas ERP.
Actualmente tener procesos eficientes ya no es opcional, la competencia y el entorno económico obligan a las empresas a trabajar internamente de forma óptima, integrar sistemas para ello se convierte en una gran estrategia.
