PORQUE PROCURE TO PAY (P2P) ES UN BÁSICO EN COMPAÑÍAS DIGITALIZADAS

PORQUE PROCURE TO PAY (P2P) ES UN BÁSICO EN COMPAÑÍAS DIGITALIZADAS

Procure to Pay, P2P u “Obtención de pagos” como se podría traducir al español, es la integración automatizada del proceso de compras de bienes o servicios de tu empresa. Comprende todos los pasos, desde la búsqueda del producto requerido hasta el pago al proveedor. Es común que las empresas tengan flujos de compra establecidos, pero no automatizados, haciendo que una adquisición requiera de la intervención del solicitante, de personas del área de compras, del proveedor, para luego revisar con el equipo de finanzas o contabilidad, las facturas y el plazo del pago.

Afortunadamente, existen en el mercado empresas de renombre que ofrecen soluciones automatizadas de P2P, por lo que no existe excusa para continuar con procesos manuales o sistemas no integrados, que representan grandes costos y pérdidas de tiempo a la organización.

El proceso P2P está conformado por varios pasos:

  • Generar y recibir una Requisición de Compra (PR). Corresponde al paso de solicitar un insumo necesario para la compañía.
  • Solicitar cotizaciones a los proveedores. El sistema cuenta con los datos de proveedores autorizados y verificados por el área de compras/finanzas, con quienes regularmente trabajan. La solicitud llega automáticamente al proveedor, una vez cargada en el sistema.
  • Emitir la Orden de Compra (PO). Una vez seleccionado el mejor proveedor, se crea la orden de compra. El proveedor recibe esta solicitud automáticamente en el sistema y prepara la entrega.
  • Entregar y recibir el producto o bien. El proveedor entrega el producto en la compañía solicitante, quien proporciona una nota de recepción. Si el producto es aceptado, el proveedor comparte la factura y el artículo es inventariado.
  • Enviar factura al departamento de contabilidad/finanzas. La factura recibida por parte del provedor es compartida con el área correspondiente a través de la aplicación.
  • Aprobación del pago. Contabilidad/finanzas aprueba el pago y lo ejecuta según los acuerdos con el proveedor.

 

Este flujo P2P, requiere ser ejecutado con cuidado, ya que cualquier incumplimiento o error puede implicar riesgos en la marca de la empresa. Uno de los mayores beneficios, es que la automatización permite que los pasos se realicen de forma fluida, controlada y segura. Veamos otras ventajas de este proceso digitalizado:

  • Para las compañías es posible contar con una visión clara y confiable de los gastos de la empresa, siendo una gran herramienta en la toma de decisiones, planeación y ejecución del presupuesto.
  • Al controlar las compras, mejora notablemente el gasto general de la organización.
  • Permite contar con un grupo de proveedores con catálogos de productos, con los cuales pueden existir acuerdos comerciales que benefician a ambas partes.
  • Elimina procesos manuales y papeleo, disminuyendo errores.
  • Optimiza tiempos. Con una buena respuesta de los proveedores, la reducción de tiempos de compra puede ser significativa.
  • Permite incluir nuevos proveedores de manera sencilla y rápida.
  • Soporta la gestión de proveedores en cualquier lugar del mundo
  • Se integra eficiente y fácilmente con sistemas ERP.

Actualmente tener procesos eficientes ya no es opcional, la competencia y el entorno económico obligan a las empresas a trabajar internamente de forma óptima, integrar sistemas para ello se convierte en una gran estrategia.

SOLUCIONES DE FACTURACIÓN PARA TRANSACCIONES MULTIMONEDA

Muchas empresas en el territorio mexicano realizan transacciones en otras monedas debido a que negocian con compañías en el exterior o por el tipo de actividades comerciales que realizan. 

En estos casos, al igual que cualquier operación de adquisición de bienes, productos o servicios, la factura o CFDI debe ser registrada ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Esta entidad permite las transacciones en una moneda diferente a la nacional y su manejo está incluido dentro de la funcionalidad de la plataforma de la institución. En México es muy común este tipo de operaciones, debido al auge en el sector del turismo y por la gran cantidad de intercambios que se realizan con muchos países y en especial con Estados Unidos de América. 

Generalmente, los movimientos financieros internacionales se hacen en dólares, pero eso no exime la posibilidad de realizarla en otra moneda como dólar canadiense o yenes, por ejemplo.

Las facturas electrónicas tipo Pago en Parcialidades o Diferido o PPD, necesitan al menos un complemento de pago y pueden ser emitidas de la siguiente manera:

⦁  Emisión en otra moneda y pago en pesos mexicanos.

⦁  Emisión en pesos mexicanos y pago en otra moneda.

En la primera modalidad, en el complemento de pago se instruye el detalle de lo recibido en pesos mexicanos y en el documento relacionado se especifica la moneda extranjera y el tipo de cambio establecido en la factura original de venta. 

Para el segundo caso, el CFDI se emite en pesos mexicanos con pago en otra divisa, por lo que en el documento relacionado se expresa en moneda nacional, sin ningún tipo de cambio y es en el complemento donde se indica este factor de conversión.

Para operaciones en moneda extranjera, el tipo de cambio a considerar es el adquirido, es decir, es la empresa que vende el producto o servicio quien lo establece. Por lo general es definido unos pesos más altos del oficial para cubrir las fluctuaciones en el mercado. Si es necesario este dato para productos no adquiridos, se puede obtener en el Diario Oficial de la Federación o en Banxico. 

Las soluciones que se ofrecen hoy en el mercado, automatizan, customizan y configuran procesos, que al ejecutarlos en la aplicación del SAT resultan complejos y repetitivos. Estas herramientas facilitan el proceso completo de facturación, incluyendo el Manejo Multimoneda

Los módulos precongfigurados WISE permiten instruir en el sistema los diferentes catálogos que emite el SAT, entre ellos las divisas. Debido a que la actualización de esta información puede ser diaria, las herramientas cuentan con interfases amigables y sencillas para la operación. Un gran beneficio es que al estar totalmente integrado a SAP, permite a la compañía, ejecutar todas las operaciones financieras internas como contabilidad de activos, estados financieros, entre otros, con una divisa que tiene el mismo factor de conversión, brindando seguridad y consistencia en las transacciones o análisis realizados en la empresa.

 https://www.youtube.com/watch?v=_fN3Ax7pVLk&t=403s


https://sw.com.mx/blog/procesos-de-facturacion/se-puede-emitir-una-factura-en-dolares-y-hacer-el-pago-en-pesos/​ SW_SAPIEN

SOLUCIONES INTELIGENTES PARA REQUERIMIENTOS DEL SAT 2023  – COMPLEMENTO DE PAGO 

Cada día más empresas recurren a herramientas tecnológicas para apoyarse en todos los procesos fiscales que son requeridos por el SAT, como facturación electrónica, complementos de pago, carta porte, entre otros. Mediante aplicaciones especializadas, se logran ejecutar de forma amigable, rápida y masiva, operaciones necesarias para reportar y comprobar ante la autoridad la situación fiscal de la compañía. 

El complemento de pago, es un recibo digital requerido por la autoridad cuando se emite una factura tipo PPD o Pago en Parcialidades o Diferido, es decir, cuando hay pago(s) pendiente(s) del total del costo por la compra de un producto o servicio. Tanto el área de finanzas o cobranzas de las empresas, como el SAT, dan seguimiento al cumplimiento de estas operaciones pendientes, de acuerdo con la información presentada en el CDFI original. La entidad federativa solo puede cobrar impuestos, sobre una factura o comprobante ya pagado.  

La ejecución de un complemento de pago puede ser un proceso muy sencillo, y ser realizado directamente en el portal del SAT. Pero en algunos casos la plataforma Web de la entidad no cubre al 100% operaciones complejas como anticipos o factorajes y es en este punto donde contar con una solución especializada proporciona muchos beneficios a las empresas, ya que facilita estas tareas de forma importante. 

Lineamientos SAT-2023

Con respecto a los complementos de pago, el SAT ha comunicado los siguientes lineamientos a considerar para el 2023: 

  • El complemento tiene algunos cambios y es obligatorio. 
  • Es posible relacionar varios pagos al mismo complemento.  
  • Debe presentarse máximo el día 5 del mes siguiente a la realización de la operación. 
  • Aplica para anticipos / abonos / pagos parciales. 
Las mejores soluciones en el mercado permiten para los complementos de pago: 
  • Configurar la herramienta de acuerdo con las necesidades de la compañía. Esta personalización debe ser flexible, es decir, adaptada al proceso específico de cada negocio. 
  • Gestionar todo tipo de escenarios como todos aquellos que tienen una alta complejidad y que no están contemplados actualmente en la plataforma del SAT, incluyendo: 
  • Anticipos- Cuando hay varios pagos a una factura 
  • Factoraje – Cuando una empresa emplea a un tercero para hacer la cobranza 
  • Multimoneda – Cuando se factura en moneda nacional y se reciben pagos en moneda extranjera 
  • Impuestos – Cuando existen diferentes tasas para IVA y retenciones 
  • Permitir generar varios nodos sobre un mismo CFDI, de forma sencilla y rápida. 
  • Apoyar con el proceso de cancelación, el cual ahora se ha tornado difícil y complicado.  

y en términos generales: 

  • Pre llenar la información con datos de los catálogos. 
  • Validar nuevos requisitos solicitados por el SAT, como nuevos campos, actualización de catálogos y revisión de toda regla definida por la entidad para lograr el sello y timbrado de las facturas.  
  • Actualizar permanente la solución, de acuerdo con nuevas reglamentaciones que emita la entidad fiscal.  
  • Brindar visibilidad y trazabilidad. 
  • Generar log de errores del proceso. 
  • Almacenar documentos, creando un repositorio de datos, el cual pueda ser utilizado como respaldo y para data analysis. 

Una empresa inteligente y de vanguardia debe contemplar la digitalización de todos sus procesos, incluyendo facturación y fiscalización, estas empresas utilizan soluciones que brindan todos los beneficios e innovaciones para llevarlas a la eficiencia.