Toda entidad que genere operaciones comerciales lleva una contabilidad para su negocio. Sin embargo, cuando se habla de contabilidad electrónica se está haciendo referencia a los archivos y documentos que un contribuyente lleva contablemente para ser entregados y mostrados ante el SAT.
La complejidad del sistema tributario en México obliga a los contribuyentes a mantenerse actualizados para no caer en una omisión o error que genere sanciones por parte de la autoridad fiscal.
Recuerda que es fundamental tener actualizadas tu firma electrónica avanzada, la clave FIEL y los sellos digitales.
Aspectos que debes recordar sobre la contabilidad electrónica
La contabilidad electrónica para el Servicio de Administración Tributaria es el envío en formato XML de la contabilidad de un contribuyente por medio de su buzón tributario, de acuerdo con el Artículo 28, fracciones III y IV del Código Fiscal de la Federación.
1. Quién está obligado a entregarla
Cualquier empresa, emprendimiento o persona que esté registrada ante el SAT debe hacer una declaración de impuestos para lo que es necesario llevar una contabilidad electrónica, pero la entrega de esta última es una obligación para los siguientes casos:
- Personas Físicas: en régimen de actividad empresarial, actividades profesionales con ingresos superiores a los 2 millones de pesos y arrendamiento.
- Personas Morales: todas las entidades registradas como personas morales incluyendo aquellas con fines no lucrativos.
2. Para qué sirve la contabilidad electrónica
Al ser una obligación sirve para cumplir con el fisco, además al llevar un control y orden en la contabilidad una persona física o moral se mantiene actualizado y utiliza esta información para una mejor toma de decisiones, ya que se tendrá información crucial para entender cómo está una empresa o negocio financieramente.
3. Qué archivos incluye la contabilidad electrónica
Son 5 los archivos que se deben entregar:
- Balanza de comprobación
- Catálogo de cuentas
- Pólizas
- Auxiliar de cuentas
- Auxiliar de folios
El catálogo de cuentas solamente se entregará una vez a menos que sufra modificaciones; la balanza de comprobación se envía cada mes y la información de pólizas y auxiliares se deben presentar solamente cuando el SAT necesite verificar datos o procedencia de devoluciones y compensaciones.
4. Cada cuánto se debe enviar
El envío de la contabilidad electrónica depende del régimen, por ejemplo, una persona física lo hará mensualmente al quinto día hábil del segundo mes posterior al que corresponde la
información para enviar.
En tanto, una persona moral lo hará cada mes, pero al tercer día hábil del segundo mes
posterior al que corresponde la información a enviar. Mientras que si el contribuyente cotiza en la Bolsa Mexicana de Valores se hará trimestralmente.
El SAT indica que las personas físicas y morales del sector primario que presentan su declaración semestralmente lo deben hacer al tercer o quinto día hábil del segundo mes posterior del semestre al que corresponde la información.
5. Hasta qué nivel debe enviarse el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación
De acuerdo con el SAT, el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación deberán enviarse a dos niveles como mínimo: cuenta mayor y subcuenta a primer nivel. Aunque hay una excepción cuando los contribuyentes en su catálogo de cuentas generen únicamente cuentas de nivel mayor, éste deberá asociarse a nivel de subcuenta de primer nivel del código agrupador del SAT.
Además, las cuentas que deben incluirse en las balanzas de comprobación son todas aquellas correspondientes a: Activo, Pasivo, Capital, Ingresos, Costos, Gastos, Resultado Integral de Financiamiento y Cuentas de orden, que tengan saldos o movimientos en el periodo.
No olvides que una vez que tengas todo listo, deberás depositar tu contabilidad electrónica en el Buzón Tributario, en el apartado “contabilidad electrónica”, utilizando tu firma electrónica. Debes tener mucho cuidado con llevarla en tiempo y forma porque de no hacerlo puedes ser acreedor a diversas multas.