Los aspectos fiscales cada vez requieren de mayor verificación, las empresas generan diversos documentos de gran importancia que deben ser validados.

La validación de documentos digitales es un proceso por el cual el sistema, plataforma o software que se está utilizando para algún objetivo comercial o de negocios tenga una autenticación que valide la transacción y uso legal de dicho documento.

En el mundo de la facturación esto es fundamental. Los procesos complejos en México en cuanto a las facturas digitales pueden propiciar vacíos u omisiones que lleven a las empresas a cometer un error. La validación de los documentos digitales evita justamente esto.

SAT y sus mecanismos de validación

De hecho, el Código Fiscal de la Federación (CFF) contempla la regulación de los documentos digitales, es decir, materiales que integran datos e información que se genera, envía, recibe o se archiva por medios electrónicos.

De ahí que ha afinado mecanismos de validación y autenticación como la e.firma avanzada, un elemento que ayuda a que los contribuyentes cumplan con sus obligaciones fiscales en el terreno digital. La efirma garantiza la integridad de un documento ya que esta equivale a los efectos de una firma autógrafa.

También se han incluido los sellos digitales para la emisión y comprobación de documentos digitales, además de los “timbrados” que es el mayor mecanismo de validación para el SAT en cuanto a la facturación electrónica.

Cuando se validan los documentos fiscales se obtienen ventajas como:

• Cumplir con la ley
• Tener respaldo legal
• Mayor orden (por ejemplo, en la contabilidad)
• Control de los documentos
• Procesos internos fluidos

Soluciones para el proceso de validación

El proceso de validación con las tecnologías actuales es prácticamente inmediato, pero las plataformas que utilizan las empresas deben contar con las actualizaciones pertinentes para que operen conforme a lo que marca la ley.

En la actualidad, muchas empresas se encuentran trabajando bajo el ecosistema de SAP® lo que garantiza eficiencia en sus procesos, sin embargo, los requerimientos tan específicos del SAT en México obligan a poner especial cuidado en contar con soluciones que permitan seguir operando con normalidad ante cualquier cambio y tener la garantía de que sus procesos de facturación cumplan con los requerimientos de la autoridad fiscal. Opciones existen muchas en el mercado, desde desarrollar internamente hasta utilizar un sistema alterno, sin duda la mejor alternativa es integrar módulos pre-configurados que estén diseñados y desarrollados 100% en SAP ERP / S4 HANA.

Este tipo de soluciones permiten que la validación de documentos digitales se haga de forma automática, por ejemplo, se automatiza la conciliación de los CFDI de SAP vs SAT, además de validación de datos como:

• CFDI Emitidos / Pagos
• CFDI Recibidos / Pagos
• CFDI Recibidos / Pagos
• Validaciones

Recuerda que es crucial para cualquier operación la validación de los XML CFDI de acuerdo con el anexo 20 y con nosotros tienes este proceso garantizado ante cualquier cambio, sin ningún esfuerzo adicional, al contar con una póliza que te brinda garantía, soporte, migración, tarifas preferenciales y continuidad de tu proyecto.

Con el desarrollo de internet, la tecnología, las TIC y los medios de transporte las dinámicas de la globalización se han acentuado cada vez más. De igual modo el comercio electrónico ha permitido expandir los horizontes de las empresas, quienes están conscientes de que gran parte de sus clientes potenciales se encuentran en otros países.

Por ello es que su desarrollo de mercado y diversificación están orientados al extranjero, son negocios que están dispuestos a reinventarse y adaptarse al comercio global para crecer y posicionar su marca en el mundo.

Regulación del comercio exterior en México

El flujo de mercancías que se mueve hacia afuera y dentro del país están reguladas por el SAT, quien a través de las facturas de los contribuyentes realiza un mejor control fiscal de este tipo de transacciones. Lo cual beneficia tanto la administración tributaria, como la regulación de mercancías en las aduanas.

Dentro de la plataforma del SAT esto se logra con el complemento de comercio exterior del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), mejor conocida como la factura electrónica que emiten los vendedores de mercancías a otros países.

Es fundamental cuidar que los datos sean correctos, ya que, si los agentes aduanales al revisar la mercancía comprueban que no corresponde con la descripción o con los folios del SAT, las detienen y estás simplemente no llegarán a su país destino.

En el CFDI y en el complemento de comercio exterior se detalla la serie, folio, sello, fecha y hora de expedición de la factura, forma de pago, datos del destinatario, descripción detallada de la mercancía, datos del proveedor, valor comercial de los productos, impuestos, descuentos, subtotal, total, entre otros.

Cabe mencionar que este tipo de factura es obligatoria para exportaciones tipo A1, que principalmente aplica a las mercancías que van a salir o entrar al país por tiempo ilimitado y son objeto de enajenación, es decir, que su posesión puede ser transferida a otra persona a través de la venta.

Acuerdos internacionales de comercio

En pro de la globalización las instituciones gubernamentales han hecho una excepcional labor para establecer acuerdos que favorezcan y regulen la exportación e importación de productos entre diferentes países. Esto se ve especialmente reflejado en la manera en que los mercados de todo el mundo se han integrado para acelerar el intercambio de productos y servicios.

Como ejemplos se encuentra la creación de la Unión Europea (UE) que incluye a 27 países o el Tratado entre México, Estados Unidos y Canadá (T-MEC) que une el norte de América. En cada caso se han establecido las condiciones de libre comercio y los requisitos fiscales que se deben cumplir en el intercambio de mercancías.

Sin duda, tanto en México como en todo el mundo, la globalización ha abierto la puerta a muchas empresas para que traspasen fronteras, tengan más oportunidades de negocio y con ello aumenten sus ingresos significativamente. La utilización de un complemento de Comercio Exterior que cumpla con los requerimientos fiscales locales, para integrarlo al sistema SAP® evita complicaciones y optimiza los recursos del negocio, ya que al ser un nodo adicional en el XML de la factura electrónica se puede incluir información adicional de uso regulado por la autoridad para un sector o actividad específica, permitiendo que la información sea protegida por el sello digital de la factura electrónica CFDI.

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) cada vez establece más candados con el objetivo de que las empresas cumplan con sus obligaciones fiscales, lo cual hace más compleja la contabilidad electrónica y los procesos tributarios. De hecho, para poder cumplir con el SAT las compañías deben tener en orden toda su documentación fiscal.

Para las personas morales la facturación electrónica en su versión CFDI 4.0 trae consigo nuevos retos, así que hay que estar actualizados en los sistemas o plataformas que se utilicen para la facturación electrónica.

A continuación, destacamos la documentación fiscal que requerirá especial atención para cumplir con la autoridad, conforme a las nuevas disposiciones contempladas en la reciente reforma fiscal.

Complemento de Pago

Con base en la información del SAT, el Complemento de Pago se actualizó desde el primero de enero de 2022, ya que evoluciona a la versión 2.0 y su uso obligatorio será a partir del primero de enero de 2023. Ten mucho cuidado porque se adicionó información más detallada para este elemento, tales como nuevos campos para identificar si los pagos de las operaciones que ampara el comprobante son objeto de impuestos.

Carta Porte

Se actualizó el CFDI pasando a la versión 4.0, que ahora es un documento con mayor presencia y fuerza ante la autoridad. Las empresas generan un CFDI con Complemento Carta Porte para relacionar los bienes o mercancías, ubicaciones de origen, puntos intermedios y destino, así como lo referente al medio a través del cual se transportan; ya sea por vía terrestre (carretera o líneas férreas), aérea, marítima o fluvial; además de incluir el traslado de Hidrocarburos y Petrolíferos. La prórroga para su uso obligatorio vence el primero de enero de 2023.

Recibo de nómina

Las personas morales deben generar un recibo de nómina cuando hacen pagos a sus trabajadores por sueldos, salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado o a contribuyentes asimilados a salarios. A partir del 2023 se deberá hacer con la versión del CFDI 4.0 con su correcta incorporación del complemento a la factura, observando las definiciones del estándar tecnológico del Anexo 20. Recuerda que uno de los cambios más palpables de la reforma fiscal del CFDI 4.0 es el uso obligatorio del Código Postal del domicilio fiscal del emisor y del receptor.

Contabilidad Electrónica

Llevar un orden en la contabilidad electrónica es crucial, las personas morales deben enviar en formato XML (comprimidos en formato .ZIP) a través del buzón tributario del contribuyente. Los archivos que integran la contabilidad electrónica son balanza de comprobación, catálogo de cuentas, pólizas, auxiliar de cuentas y auxiliar de folios. Recuerda que como persona moral se debe entregar cada mes en el tercer día hábil del segundo mes posterior al que corresponde la información a enviar.

Estos aspectos principales serán fundamentales para que una empresa cumpla con sus obligaciones fiscales en 2023- ¿Estás preparado? Para poder cumplir con un sistema tributario tan complejo como el de México, requieres estar actualizado y tener funcionalidades que le ayuden en tu negocio. El sistema SAP® estándar presenta algunas limitaciones para cubrir por completo los requisitos locales, los módulos pre-configurados para integrarse fácilmente al sistema y contar con todo lo actualizado en materia fiscal, es la mejor opción para cumplir y optimizar los recursos del negocio.

Por lo general, cada modificación que realiza el SAT a las leyes o normativas tienen un periodo de ajuste para que los contribuyentes puedan cumplir. En el caso de las reformas fiscales se dan plazos para que entren en vigor ciertos cambios que implican adaptaciones en los procesos.

Sin embargo, los plazos muchas veces se extienden porque en la marcha surgen dificultades o peculiaridades que podrían implicar obstáculos para que los contribuyentes cumplan con sus obligaciones.

La Reforma Fiscal 2021 no ha sido la excepción, así que el SAT aplazó el uso del CFDI versión 4.0 y el uso de la Carta Porte. Pero debes prepararte porque estos nuevos aplazamientos ya están por vencer y si no te actualizas podrías ser objeto de multas y sanciones.

Complemento Carta Porte

La autoridad tributaria había establecido como el 30 de septiembre el tiempo límite para utilizar el Complemento Carta Porte, pero amplió el plazo hasta el 31 de diciembre de 2022, así que a partir del primero de enero de 2023 este será obligatorio para los contribuyentes que deban utilizarlo, como es el caso de las empresas del sector autotransporte. 

Así que queda el resto del año como periodo de prueba para adaptarse a su uso y ajustar los sistemas de facturación que utilizan las empresas para expedir facturas con dicho complemento.

Es importante destacar que de acuerdo a las cifras del SAT, al primer trimestre del 2022 alrededor de 65 mil contribuyentes (personas físicas y morales) habían emitido 82 millones 600 mil facturas electrónicas con el Complemento Carta Porte.

Este complemento sirve para acreditar la estancia y tenencia legal de bienes o mercancías durante su traslado por el territorio nacional, lo cual ayuda a identificar el origen y destino de dichas mercancías.

Uso del CFDI 4.0

El uso del CFDI 4.0 ha causado polémica y algunos sectores han tratado de ampararse, lo cual ha retrasado su entrada en vigor. Si bien ya está disponible y algunos contribuyentes lo utilizan, el SAT aplazó el uso del Comprobante Fiscal Digital por Internet versión 4.0 hasta el primero de enero del 2023, cuando en un principio se dijo que sería el 30 de abril y luego en julio del 2022. Uno de los principales motivos para el aplazamiento fue la alta demanda y saturación de la obtención de la Constancia de Situación Fiscal,

La autoridad fiscal señaló que al primer trimestre del 2022 se habían emitido más de 2,299 millones de facturas electrónicas, pero el 99.72% corresponden a la versión 3.3.

El SAT exhortó a que todas las personas físicas y morales utilicen la facturación 4.0 y aprovechen este proceso de transición para acostumbrarse a la nueva versión y en un futuro evitar multas.

Después del primero de enero de 2023 cualquier mal uso o falla del CFDI o falta de los complementos correspondientes podría originar multas de 400 a 600 pesos por cada factura electrónica emitida.

No te arriesgues a no cumplir con los requerimientos del SAT; si utilizas un sistema SA, este no se actualiza automáticamente, sino que es necesario implementar soluciones adecuadas para cubrir el proceso de facturación con el CFDi 4.0.

Si eres nuestro cliente y ya tienes una póliza de servicio WISE, has comprobado que también tienes la tranquilidad de contar de manera garantizada con todas las actualizaciones para poder cumplir con la normatividad fiscal.

Nuestros clientes no distraen sus esfuerzos en actividades ajenas a la del giro de su negocio ya que esta póliza de servicio les brinda garantía, soporte, migración, tarifas preferenciales y continuidad de su proyecto.

Todas las personas morales en México están obligadas a presentar la conciliación contable fiscal, la cual es parte de la declaración anual. Esta obligación fiscal debe ser entregada del 1 al 31 de marzo del año siguiente al ejercicio.

Es muy importante y recomendable que las áreas contables y fiscales de las compañías trabajen de la mano. La contabilidad es la base para la generación y entrega de datos tributarios al SAT. El objetivo de obtener esta información es definir la cantidad de utilidad o pérdidas de la empresa y así obtener el impuesto de ISR a pagar.

Se puede decir que la conciliación consiste en armonizar partidas, desde los conceptos contables hacia los fiscales. Es un empalme de rubros que en algunos casos aplica contablemente y en otros fiscalmente. Es un juego de sumas y restas de los conceptos considerados claves para el SAT.  

Los pasos recomendados para realizar una buena conciliación son:

1. Conocer la Ley del Impuesto sobre la Renta o LISR.
2. Obtener de los resultados contables, los totales de las partidas (ver tablas abajo) del año que acaba de finalizar.

Contables no fiscales
Ingresos (A)	Utilidad en enajenación de activo fijo, acciones.Intereses moratorios devengados a favor cobrados o noAnticipo de clientes de ejercicios anterioresSaldos a favor de impuestos y su actualización
Costos + Gastos (B)	Costo de ventas Depreciación y amortizaciónGastos que no reúnen requisitos fiscalesPérdida en enajenación de acciones y en activo fijoISR y PTU

Fiscales no contables
Ingresos acumulables (C)	Ganancia en la enajenación de acciones, por reembolso de capital, terrenos y activo fijo.Ajuste anual por inflación acumulableAnticipo de clientesIntereses moratorios efectivamente cobradosInventario acumulable del ejercicio
Deducciones (D)	Costo de lo vendido.Gastos indirectos de fabricación, maquila, mano de obra indirecta.Adquisiciones netas de mercancías, materias primas, productos semiterminados o terminadosIntereses moratorios efectivamente pagadosAjuste anual por inflación deducibleDeducción de inversiones

         Detallados solo algunos de los conceptos por cada partida.

• Con estos datos totalizados, se realizan los siguientes cálculos:

Utilidad contable antes     = ingresos contables (A) – (costos + gastos) contables (B).

ISR y PTU                                 

Utilidad fiscal                         = Utilidad contable antes de ISR y PTU

                                                + (ingresos (C) – deducciones (D)) fiscales no contables

                                                   + ((costos + gastos) (B) – ingresos (A)) contables no fiscales

• De esta Utilidad fiscal se obtiene el Resultado fiscal, al cual se aplica el 30% de ISR, y este es el impuesto que la empresa pagará al gobierno por el año fiscal ya transcurrido:

Resultado fiscal                     = (Utilidad fiscal – pérdida fiscal en ejercicios anteriores)

ISR                                               = Resultado fiscal * 30%

El proceso no es complejo, pero es largo y detallado. Contar con los datos exactos y confiables para su realización es vital, por lo utilizar herramientas de contabilidad electrónica, facturación electrónica y cálculo de impuestos, resulta indispensable. Estas son un gran apoyo para la elaboración de conciliaciones, cabe mencionar que después de la Reforma Fiscal 2022 estas herramientas deben cumplir con requisitos como CFDI 4.0, Complemento de Pago 2.0, entre otros.

Si desea tener más información acerca de estas soluciones, no dude en contactarnos.  

La correcta utilización de la metodología de las 3Rs (RFI, RFQ y RFP) y la claridad que el equipo de compras tenga de ella, evitará problemas en los procesos de adquisiciones por parte de tu empresa.

¿El proyecto es grande, necesitas mantenimientos o servicios durante un tiempo, no tienes todo el detalle del producto y puede llegar a costar más de USD 10.000?, si es así, trabaja una RFP (Request for Proposal). Esta es una invitación que una empresa extiende a un proveedor, para presentar una propuesta formal por el suministro de materiales o la prestación de servicios. Es compleja y amplia. Las empresas concursantes compartirán, además de la información solicitada en el RFQ, el detalle de la propuesta funcional. Generalmente, son manejadas como licitaciones.

¿Cuentas con conocimiento de los productos o servicios a comprar, no requieres mantenimientos especiales y es un proyecto menor a USD 10.000?, trabaja una RFQ (Request for Quotation). Esta es una invitación que el área de compras extiende a un proveedor para presentar una cotización u oferta por el suministro de materiales o la prestación de servicios definidos. El objetivo es conocer precios y tiempos de entrega. Se incluyen además condiciones y acuerdos comerciales.

¿Cómo prepara una solicitud tipo RFQ, en 3 pasos?

Las principales acciones por ejecutar son:

• Definan los productos o servicios que se necesitan. Tu equipo debe detallar todas las características de los elementos. En esta lista se especifican las fechas de entrega y condiciones especiales. Establezcan y comuniquen la fecha límite para la recepción de la propuesta.
• Una vez que cuenten con las ofertas, tu y tu equipo podrán realizar los análisis de precios y costos asociados, para seleccionar la mejor opción.
• Escojan la mejor oferta y comuniquen a todos los interesados el resultado de la RFQ, tanto al ganador como al resto de participantes.

Es común realizar este proceso manualmente, pero la tecnología de hoy permite ejecutarlo de forma digital. SAP® cuenta con un componente especialmente diseñado para la administración y comparación de RFQs.

¿Cómo funciona RFQ de SAP®?

Compras instruye los materiales o servicios y fechas de entrega necesarios en la herramienta, creando un nuevo RFQ. Esta solicitud es compartida con los proveedores seleccionados, a través de la aplicación. Los vendedores generalmente ya están precargados en el sistema. Una vez la información de los ofertantes es recibida, se ejecuta la función especialmente diseñada por SAP, la cual ordena las propuestas por artículo, del precio más bajo al más alto. Con esta información, el equipo de trabajo selecciona la mejor opción para la compañía. Por último, se indica al sistema el envío de los comunicados correspondientes con el resultado de la RFQ.

El proceso automatizado de SAP® permite optimizar tiempos y costos en el área de compras. Adicionalmente, utiliza información histórica de cotizaciones existentes, crea un catálogo de ofertantes, mejora la comunicación y tiempos de respuesta de sus proveedores y cuenta con la opción de establecer un programa de entrega de insumos por fecha.

Y para tener un proceso totalmente automatizado y eficiente, existe la opción de integrar un portal web, agilizando la comparación de precios y condiciones de pago, permitiendo al proveedor consultar el flujo de proceso de sus ofertas

Debido a factores como la alta inflación, el aumento en las tasas de interés, la caída de la bolsa, entre otros indicadores económicos, es muy importante contar con información actualizada y confiable. El flujo del dinero de tu empresa, la liquidez y tu capacidad de endeudamiento, son temas claves para la sostenibilidad y el futuro de tu compañía. Por esta difícil situación, es vital que los procesos de tu organización trabajen a tu favor siendo eficientes y eficaces.

Antes de implementar aplicaciones o herramientas de software para automatizar las tareas, es muy importante organizar los procesos de las diferentes áreas de la empresa. Con la ayuda de expertos puedes revisar las tareas actuales, analizarlas junto con tus equipos de trabajo y mediante metodologías, prácticas y técnicas especializadas, definir los mejores flujos de actividades. Podrás optimizar recursos reduciendo costos, contarás con procesos organizados, lograrás disminución de soporte interno, respaldos digitales de todas las operaciones y contarás con una gran cantidad de informes con acceso inmediato. BPM (Business Process Management) es la disciplina que lleva a cabo esta gestión empresarial.

Con procesos organizados, la automatización se hace muy sencilla y rápida. Si tu necesidad es información financiera, considera la facturación como un punto de partida, ya que de ella se desprenden interacciones con diferentes áreas, como compras, nómina y tesorería.

La emisión de facturas en formato CFDI, cubriendo también el envío de la interfaz que requiere el PAC para generar un XML CFDI sellado y timbrado, es una de las aplicaciones básicas relacionadas con facturación, que debes tener en tu organización. Adicionalmente, puedes también implementar la conciliación de facturas, la cual permite comparar tu información con la del SAT, reduciendo riesgos y anticipándote a posibles reclamos de la autoridad. Soluciones Web para la recepción de facturas electrónicas, te apoyarán en los procesos de integración, validación y resguardo de documentos de proveedores.

BPM, combinado con la automatización de la facturación, fortalece otras áreas también importantes en tu compañía como la gestión de la Tesorería, ofreciéndote los siguientes beneficios.

• Pagos recibidos. Ejecuta todos los procesos relacionados con pagos que has recibido o que están pendientes por ingresar, sincronizándolos con las facturas emitidas por tu equipo. Podrás revisar el status de tus clientes y monitorear deudores al instante.
• Pagos efectuados. Se llega a este punto del flujo luego de pasar por el proceso de compra. Permite efectuar los pagos a proveedores y/o servicios. Puedes consultar rápidamente tu capacidad de endeudamiento.
• Extractos e informes bancarios. Apoya con el control y monitoreo de las cuentas en los diferentes bancos con los que trabaja tu compañía. Intercambia información de pagos y extractos con instituciones bancarias.
• Informes. Cuentas con reportes de balances, flujos de caja y resúmenes financieros al día.
• KPIs. Presenta indicadores de liquidez, riesgo e inversión o financiación para apoyarte en la toma de decisiones y conocer la salud de tu empresa.

Si quieres crear una solución más robusta, puedes considerar implementar también los procesos automatizados de contabilidad electrónica, gestión de addendas, compras, entre otros.

Integrar soluciones automatizadas en las empresas trae enormes beneficios, una vez que se hace después de la revisión de los procesos del negocio y siempre de la mano de asesoría experta para garantizar éxito en los proyectos.

Debido a la automatización que el SAT ha realizado en sus procesos, las empresas en México están obligadas a presentar documentos legales y tributarios en forma electrónica. Como la normatividad es compleja y cambiante, es necesario que las empresas se apoyen con las mejores herramientas que ofrece el mercado.

eDocument Compliance SAP® es una solución de soporte en la generación de la documentación electrónica y procesos para el negocio, sin embargo, en México el  SAT tiene requerimientos muy específicos. Por esta razón, Wise Technology presenta una solución, la cual incluye más funciones requeridas por la entidad fiscal, no cubiertos por la versión base de SAP. De esta manera, las empresas pueden contar con una solución más robusta y completa.

¿Cómo trabajan eDocument Complience SAP® y la Solución WISE?

El flujo del proceso empieza por la instrucción de la información, por ejemplo, al crear una CFDI o una carta porte. El sistema realiza el mapeo generando un archivo xml de salida a través de un “middleware” (SAP), para ser enviado a un PAC. Este último es quien se comunica directamente con la entidad oficial, y obtiene el timbrado y sello fiscal. El documento sellado es regresado a la aplicación. 

¿Qué se puede ejecutar en eDocument Compliance SAP®?

Permite la creación y cancelación de facturas o CFDI, tipo SD o FI. Por medio de una consola, llamada Cockpit, es posible ejecutar el control y monitoreo de eDocument, dar seguimiento al status de integración, revisar el log de errores, imprimir los documentos y centralizar la información por país, si es que se está trabajando de forma regional.

Las ventajas de contar con esta solución son:

• Proceso estándar, End to End, es decir, de punta a punta.
• Comunicación directa hasta el PAC utilizando SAP PI/PO, Web Services y SAP Cloud Integration.
• Operación centralizada.
• Actualizaciones regulares de acuerdo con las nuevas normatividades.
• Soporte SAP de alta calidad, rápido y confiable.
• Digitalización de documentos.

¿Qué incluye la SoluciónWISE?

Además de las operaciones ya mencionadas, se integran a la solución algunos de los servicios automatizados por el SAT, actualmente no disponibles en el paquete ofrecido por SAP. Esta mejora trabaja con la arquitectura AIF (Application Interface Framework), con la cual es posible integrar SAP ERP/Hana con cualquier middleware o entidad fiscal. Con ayuda de este complemento, se pueden trabajar de forma digital las siguientes funciones:

• Emisión de Complemento Comercio Exterior
• Emisión de Complemento Pago CFDI.
• Emisión de Complemento Leyendas Fiscales.
• Emisión de Complemento Traslado / Carta Porte.
• Generación de Addendas.
• Facturación Self Billing.
• Refacturación.

La Solución WISE también dispone de un monitor más flexible. Este centraliza todos los documentos que genera una factura electrónica o complemento pago por sociedad, permite visualizar archivos relacionados como PDFs o XMLs, brinda impresión y envío de correos de forma individual o masiva.

Al estar totalmente integrada a eDocument Compliance SAP®, maneja el mismo esquema de servicio de mantenimiento, soporte y actualización.

Es así como Wise Technology integra a sus soluciones preconfiguradas una opción más para incrementar la productividad y la rentabilidad de los negocios ademas de cumplir todos los temas legales y fiscales de México.

Toda entidad que genere operaciones comerciales lleva una contabilidad para su negocio. Sin embargo, cuando se habla de contabilidad electrónica se está haciendo referencia a los archivos y documentos que un contribuyente lleva contablemente para ser entregados y mostrados ante el SAT.

La complejidad del sistema tributario en México obliga a los contribuyentes a mantenerse actualizados para no caer en una omisión o error que genere sanciones por parte de la autoridad fiscal.

Recuerda que es fundamental tener actualizadas tu firma electrónica avanzada, la clave FIEL y los sellos digitales.

Aspectos que debes recordar sobre la contabilidad electrónica

La contabilidad electrónica para el Servicio de Administración Tributaria es el envío en formato XML de la contabilidad de un contribuyente por medio de su buzón tributario, de acuerdo con el Artículo 28, fracciones III y IV del Código Fiscal de la Federación.

1. Quién está obligado a entregarla

Cualquier empresa, emprendimiento o persona que esté registrada ante el SAT debe hacer una declaración de impuestos para lo que es necesario llevar una contabilidad electrónica, pero la entrega de esta última es una obligación para los siguientes casos:

• Personas Físicas: en régimen de actividad empresarial, actividades profesionales con ingresos superiores a los 2 millones de pesos y arrendamiento.
• Personas Morales: todas las entidades registradas como personas morales incluyendo aquellas con fines no lucrativos.

2. Para qué sirve la contabilidad electrónica

Al ser una obligación sirve para cumplir con el fisco, además al llevar un control y orden en la contabilidad una persona física o moral se mantiene actualizado y utiliza esta información para una mejor toma de decisiones, ya que se tendrá información crucial para entender cómo está una empresa o negocio financieramente.

3. Qué archivos incluye la contabilidad electrónica

Son 5 los archivos que se deben entregar:

• Balanza de comprobación
• Catálogo de cuentas
• Pólizas
• Auxiliar de cuentas
• Auxiliar de folios

El catálogo de cuentas solamente se entregará una vez a menos que sufra modificaciones; la balanza de comprobación se envía cada mes y la información de pólizas y auxiliares se deben presentar solamente cuando el SAT necesite verificar datos o procedencia de devoluciones y compensaciones.

4. Cada cuánto se debe enviar

El envío de la contabilidad electrónica depende del régimen, por ejemplo, una persona física lo hará mensualmente al quinto día hábil del segundo mes posterior al que corresponde la

información para enviar.

En tanto, una persona moral lo hará cada mes, pero al tercer día hábil del segundo mes

posterior al que corresponde la información a enviar. Mientras que si el contribuyente cotiza en la Bolsa Mexicana de Valores se hará trimestralmente.

El SAT indica que las personas físicas y morales del sector primario que presentan su declaración semestralmente lo deben hacer al tercer o quinto día hábil del segundo mes posterior del semestre al que corresponde la información.

5. Hasta qué nivel debe enviarse el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación

De acuerdo con el SAT, el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación deberán enviarse a dos niveles como mínimo: cuenta mayor y subcuenta a primer nivel. Aunque hay una excepción cuando los contribuyentes en su catálogo de cuentas generen únicamente cuentas de nivel mayor, éste deberá asociarse a nivel de subcuenta de primer nivel del código agrupador del SAT. 

Además, las cuentas que deben incluirse en las balanzas de comprobación son todas aquellas correspondientes a: Activo, Pasivo, Capital, Ingresos, Costos, Gastos, Resultado Integral de Financiamiento y Cuentas de orden, que tengan saldos o movimientos en el periodo.

No olvides que una vez que tengas todo listo, deberás depositar tu contabilidad electrónica en el Buzón Tributario, en el apartado “contabilidad electrónica”, utilizando tu firma electrónica. Debes tener mucho cuidado con llevarla en tiempo y forma porque de no hacerlo puedes ser acreedor a diversas multas.